Zürich, 7. Juli 2010 – Vertragsmanagement – die Verwaltung von Verträgen und begleitenden Prozessen – ist in europäischen Unternehmen noch immer unzureichend. Besonders stark fallen Schweizer Unternehmen ab. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle, branchenübergreifende Studie der Management- und Technologieberatung BearingPoint unter mehr als 100 europäischen Unternehmen aus 18 Ländern, die seit 2002 alle vier Jahre durchgeführt wird.

Laut Studie bewerten nur acht Prozent der Unternehmen ihr Vertragsmanagement als Best Practice. Hauptgrund für das schlechte Ergebnis sind Schwächen in Organisation und Prozessen: Nur neun Prozent der Unternehmen steuern alle Aspekte ihres Vertragsmanagements zentral. In der Schweiz gibt es unter den befragten Unternehmen nicht ein einziges, welches das Vertragsmanagement zentralisiert hat. Die Hälfte aller Unternehmen hat für keinen einzigen Bereich des Vertragsmanagements eine übergreifende Abteilung. Darüber hinaus sehen die Befragten erheblichen Verbesserungsbedarf in wichtigen vertragssteuernden Aspekten, wie Bericht- und Analysemöglichkeiten (70 Prozent), unterstützende IT-Programme (62 Prozent), Nachvollziehbarkeit von Vertragsentwicklung und -entwürfen (58 Prozent) oder Überwachung von bestehenden Konditionen und Verbindlichkeiten (57 Prozent).

„Verträge sind für alle Geschäftsaktivitäten elementar und haben einen massiven Einfluss auf künftige Massnahmen und die finanzielle Situation eines Unternehmens. Obwohl die meisten Firmen um die Relevanz einer angemessenen Organisation wissen, ist Vertragsmanagement noch immer keine Priorität innerhalb der Unternehmensaufgaben“, sagt Sven Müller, Partner bei BearingPoint. „Vertragliche Angelegenheiten werden einzelnen, dezentralen Abteilungen oder Mitarbeitern überlassen, ohne Einblick in bestehende Verpflichtungen, Regeln oder standardisierte Prozesse für zukünftige Verträge. Dieses Verhalten ist vor allem in der Schweiz besonders stark ausgeprägt.“

Mit Investitionen in IT-Projekte zum Ziel
Dass die Zufriedenheit mit dem eigenen Vertragsmanagement in den letzten vier Jahren gesunken ist, überrascht wenig: Viele Unternehmen hatten Verbesserungsmassnahmen bereits geplant, sie aufgrund der Finanzkrise jedoch verschoben. Mit dem einfachen und schnellen Zugang zu Dokumenten, der vollständigen, strukturierten, sicheren und zentralen Ablage oder der kompletten Verfügbarkeit von Informationen, bieten IT-basierte Lösungen zahlreiche Vorteile. Doch aufgrund dramatisch sinkender IT-Projekt-Budgets liegen sie vorerst auf Eis. So haben vor vier Jahren noch 15 Prozent der Unternehmen, die die Implementierung eines IT-Systems geplant oder durchgeführt haben, mehr als 3,5 Millionen Schweizer Franken für die Technologie bereitgestellt. In diesem Jahr plant keines der befragten Unternehmen, mehr als diesen Betrag zu investieren.

Das Bewusstsein für Risikofaktoren, wie uneinheitliche Daten, Nicht-Einhaltung von Geschäftsbedingungen oder inhaltliche Probleme bei risikoreichen Verträgen, steigt dennoch kontinuierlich. Deshalb bemühen sich die Befragten nach wie vor um eine Anpassung ihres Vertragsmanagements: Mehr als die Hälfte der Unternehmen hat sich bereits zur Implementierung von IT entschlossen; etwa 70 Prozent von ihnen kalkulieren immerhin bis zu 140’000 Schweizer Franken ein. 17 Prozent konnten ihre Arbeitsabläufe so bereits verbessern, beispielsweise durch den Einsatz eines Vertragsmanagement- und Dokumentensystems oder einer Vertragsdatenbank.

„Für zunehmend globaler, transparenter und differenzierter agierende Unternehmen ist es unbedingt notwendig, mit einem lückenlosen und effizienten Vertragsmanagement einen Überblick über alle Geschäftsaktivitäten und Verpflichtungen zu behalten. Da der Inhalt bestehender Verträge und Vereinbarungen von wesentlicher Bedeutung bei vielen Entscheidungen ist, sollten die Führungskräfte zu allen Vertragsinformationen jederzeit schnellen Zugang haben. Eine umfassende Situationsanalyse, Change Management und ein weitreichendes und vernetztes IT-System zur Prozessunterstützung sind daher die Basis für optimales Vertragsmanagement“, sagt Sven Müller.

Unternehmen, welche wissen wollen, wo sie im internationalen Benchmark stehen und wie gross das Optimierungspotenzial ist, können dies mit Hilfe eines Self-Assessment-Tools überprüfen. Das Tool kann kostenlos heruntergeladen werden: www.bearingpoint.de/vertragsmanagement

Über BearingPoint
BearingPoint berät Unternehmen und Organisationen in den Bereichen Commercial Services, Financial Services und Public Services bei der Lösung ihrer dringendsten und wichtigsten Aufgaben. In enger partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit dem Kunden definieren BearingPoint-Berater anspruchsvolle Ziele und entwickeln Lösungen, Prozesse und Systeme entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Dies bildet die Grundlage für einen ausserordentlichen Beitrag zum Geschäftserfolg – und eine aussergewöhnliche Kundenzufriedenheit. Seit der Übernahme durch seine Partner im Rahmen eines Management Buy-Out ist BearingPoint eine unabhängige Unternehmensberatung, die Unternehmertum sowie Management- und Technologiekompetenz auf einzigartige Weise vereint. Das Unternehmen beschäftigt rund 3.250 Mitarbeiter in 14 europäischen Ländern. Das Unternehmen hat europäische Wurzeln, agiert aber global.
Für weitere Informationen: www.bearingpointconsulting.com und www.bearingpoint.ch

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Sven Müller
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